Umów konsultację

Umów konsultację

Analizujemy i porządkujemy procesy kadrowo-płacowe i procedury HR, a także przyglądamy się używanym do tego narzędziom, by zoptymalizować zasoby niezbędne do realizacji zadań działu kadrowo-płacowego i HR, zwiększyć efektywność i dojrzałość procesową, zachowując zgodność z przepisami prawa pracy i ograniczając ryzyko pracodawcy.

Skontaktuj się

Skontaktuj się

Umów rozmowę z doradcą

Umów rozmowę z doradcą

Analizujemy i porządkujemy procesy kadrowo-płacowe i procedury HR, a także przyglądamy się używanym do tego narzędziom, by zoptymalizować zasoby niezbędne do realizacji zadań działu kadrowo-płacowego i HR, zwiększyć efektywność i dojrzałość procesową, zachowując zgodność z przepisami prawa pracy i ograniczając ryzyko pracodawcy.

Skontaktuj się

Skontaktuj się

Umów rozmowę z doradcą

Umów rozmowę z doradcą

Optymalizacja i przegląd procesów HR oraz audyt kadrowo-płacowy. Dlaczego to ważne?

To szybka i pewna droga do pozyskania wiedzy o możliwych usprawnieniach procesów HR, sposobach podziału pracy, zgodności ze stale zmieniającymi się przepisami prawa pracy oraz stopniu wykorzystania dostępnych systemów. To doskonałe narzędzie do uzyskania kompleksowej informacji o bezproduktywnych działaniach, błędach operacyjnych i merytorycznych, a także przeciwdziałanie takim zjawiskom, jak pozorowanie pracy. W ramach badania identyfikujemy procesy pracownicze, które wymagają uszczelnienia, doprecyzowania odpowiedzialności i automatyzacji. Identyfikujemy obszary, które można zoptymalizować i dostosować pod względnieniem prawnym.

Rezultat:

Raport z analityką HR, metodycznie przygotowany w oparciu o rzeczywiste dane, a nie domysły czy opinie. Identyfikacja luk kompetencyjnych i systemowych.

Rezultat:

Raport z analityką HR, metodycznie przygotowany w oparciu o rzeczywiste dane, a nie domysły czy opinie. Identyfikacja luk kompetencyjnych i systemowych.

Co analizujemy w trakcie badania procesów kadrowo-płacowych i HR? Przebieg audytu na styku biznesu i zarządzania kapitałem ludzkim

W ramach współpracy badamy procesy HR realizowane w organizacji, dokumentację (regulaminy, harmonogramy, wzorce umów, opisy stanowisk pracy, wewnętrzne procedury i polityki organizacyjne, poprawność rozliczeń w obszarze wynagrodzeń, etc.), obłożenie zakresem zadań i odpowiedzialnością poszczególnych członków zespołu oraz luki kompetencyjne i potrzeby szkoleniowe. Przyglądamy się w jakim stopniu wykorzystywane są narzędzia i systemy IT.

Rezultat:

Raport z rekomendacjami usprawnień do wdrożenia (krótko-, średnio- i długoterminowo). Propozycję nowych procesów (o ile są potrzebne i zasadne) i efektywnego podziału zadań związanych z ich realizacją. Propozycje zmian w wewnętrznych przepisach i regulacjach dających pewność, że są zgodne z obowiązującym prawem.

Rezultat:

Raport z rekomendacjami usprawnień do wdrożenia (krótko-, średnio- i długoterminowo). Propozycję nowych procesów (o ile są potrzebne i zasadne) i efektywnego podziału zadań związanych z ich realizacją. Propozycje zmian w wewnętrznych przepisach i regulacjach dających pewność, że są zgodne z obowiązującym prawem.

Dla kogo przeznaczona jest usługa przeprowadzenia audytu HR? Jakie organizacje mogą na tym zyskać?

Usługa pozwala ustandaryzować procedury wewnętrzne i zapewnić zgodność dokumentacji z obowiązującymi przepisami. Ponadto daje możliwość zidentyfikowania obszarów, w których tkwi potencjał optymalizacji procesów. Szczególnie przydatna dla firm i organizacji, które szybko urosły i niekoniecznie są na bieżąco z ułożonymi procesami HR lub są w zmianie i procesy wymagają przeglądu lub ułożenia na nowo (fuzje, przejęcia, restrukturyzacje).

Rezultat:

Uporządkowane i efektywne procesy kadrowo-płacowe i HR. Transformacja do wyzwań nowoczesnych organizacji, wewnętrzne struktury HR przygotowane do wzrostu operacyjnego i wspierania biznesu w obszarze personalnym.

Rezultat:

Uporządkowane i efektywne procesy kadrowo-płacowe i HR. Transformacja do wyzwań nowoczesnych organizacji, wewnętrzne struktury HR przygotowane do wzrostu operacyjnego i wspierania biznesu w obszarze personalnym.

Poznaj proces

Przebieg audytu i optymalizacja procesów HR w 5 krokach

1

Pre-audyt dokumentacji HR

Analizujemy kluczową dokumentację organizacyjną: opisy stanowisk, zakresy obowiązków, regulaminy, procedury oraz wzory dokumentów. Sprawdzamy spójność zapisów, zgodność z przepisami oraz to, czy dokumenty realnie wspierają codzienną pracę i procesy HR w organizacji.

Pre-audyt dokumentacji HR

Analizujemy kluczową dokumentację organizacyjną: opisy stanowisk, zakresy obowiązków, regulaminy, procedury oraz wzory dokumentów. Sprawdzamy spójność zapisów, zgodność z przepisami oraz to, czy dokumenty realnie wspierają codzienną pracę i procesy HR w organizacji.

1

2

Wywiady z kadrą i pracownikami

Prowadzimy indywidualne, strukturyzowane rozmowy z kadrą kierowniczą i wybranymi pracownikami. Dzięki nim poznajemy realny przebieg procesów, identyfikujemy problemy organizacyjne oraz rozbieżności między dokumentacją a faktyczną praktyką w firmie.

Wywiady z kadrą i pracownikami

Prowadzimy indywidualne, strukturyzowane rozmowy z kadrą kierowniczą i wybranymi pracownikami. Dzięki nim poznajemy realny przebieg procesów, identyfikujemy problemy organizacyjne oraz rozbieżności między dokumentacją a faktyczną praktyką w firmie.

2

3

Analiza pracy z narzędziem TimeSplit

Wdrażamy narzędzie badawcze TimeSplit, które pozwala przeanalizować, jak w praktyce wygląda podział czasu pracy i wykonywane czynności. Dzięki temu identyfikujemy obszary przeciążenia, powtarzalne zadania oraz potencjał do optymalizacji procesów HR.

Analiza pracy z narzędziem TimeSplit

Wdrażamy narzędzie badawcze TimeSplit, które pozwala przeanalizować, jak w praktyce wygląda podział czasu pracy i wykonywane czynności. Dzięki temu identyfikujemy obszary przeciążenia, powtarzalne zadania oraz potencjał do optymalizacji procesów HR.

3

4

Pogłębiona analiza procesów HR

Analizujemy kluczowe procesy kadrowe i płacowe – od obiegu dokumentów, przez komunikację wewnętrzną, po sposób podejmowania decyzji. Sprawdzamy, gdzie pojawiają się wąskie gardła, zbędne etapy lub ryzyko błędów organizacyjnych.

Pogłębiona analiza procesów HR

Analizujemy kluczowe procesy kadrowe i płacowe – od obiegu dokumentów, przez komunikację wewnętrzną, po sposób podejmowania decyzji. Sprawdzamy, gdzie pojawiają się wąskie gardła, zbędne etapy lub ryzyko błędów organizacyjnych.

4

5

Raport i wdrożenie rekomendacji

Przygotowujemy raport z wnioskami oraz rekomendacjami usprawnień. Wskazujemy konkretne zmiany procesowe, organizacyjne i dokumentacyjne, które zwiększają przejrzystość działań HR, poprawiają efektywność pracy i ułatwiają zarządzanie zespołem.

Raport i wdrożenie rekomendacji

Przygotowujemy raport z wnioskami oraz rekomendacjami usprawnień. Wskazujemy konkretne zmiany procesowe, organizacyjne i dokumentacyjne, które zwiększają przejrzystość działań HR, poprawiają efektywność pracy i ułatwiają zarządzanie zespołem.

5

kontakt

Umów się na bezpłatną konsultację

Umów się na bezpłatną konsultację

Wojciech Chromik

doświadczony menedżer projektów HCM

kontakt

Umów się na bezpłatną konsultację

Umów się na bezpłatną konsultację

Wojciech Chromik

doświadczony menedżer projektów HCM

Współpraca zorientowana na dialog i rezultaty

Odbiór prac odbywa się interaktywnie. Rezultaty są na bieżąco przedstawiane do wstępnej akceptacji, zaś końcowe raporty dyskutowane i wdrażane.

Rezultat:

Spójne, bezpiecznie i skalowalne procesy HR, które wspierają cele biznesowe nie blokując decyzyjności.

Rezultat:

Spójne, bezpiecznie i skalowalne procesy HR, które wspierają cele biznesowe nie blokując decyzyjności.

Wartość biznesowa? To nie tylko automatyzacja i zgodność z przepisami

Optymalizacje i przeglądy procesów HRM to szybki sposób na identyfikację usprawnień w procesach HR (podział pracy, wykorzystanie narzędzi IT). Dzięki temu organizacja może znacząco podnieść efektywność operacyjną. To rozwiązanie szczególnie wartościowe dla firm w fazie dynamicznego wzrostu lub zmian organizacyjnych, które potrzebują uporządkowania i standaryzacji obszaru HR.

Ryzyka, których możesz uniknąć dzięki optymalizacji procesów

Ryzyko niezgodności z prawem

Nieaktualne procedury mogą prowadzić do niezgodności z przepisami prawa pracy. Zwiększa to ryzyko sporów, kontroli oraz sankcji ze strony instytucji nadzorczych.

Przeciążenie zespołu i koszty

Nieefektywne wykorzystanie zasobów powoduje nadmierne obciążenie zespołu HR. W efekcie rosną koszty operacyjne, a procesy stają się mniej wydajne.

Spadek jakości procesów HR

Chaotyczne lub nieprecyzyjne procesy HR pogarszają jakość obsługi pracowników. Może to prowadzić do większej rotacji oraz trudności w utrzymaniu talentów.

Błędy przy zmianach organizacyjnych

Nieuporządkowane procesy utrudniają zarządzanie zmianą. W sytuacjach reorganizacji zwiększa się ryzyko opóźnień oraz błędnych decyzji.

faq

Najczęściej zadawane pytania

Odpowiedzi na kwestie, które najczęściej pojawiają się przed rozpoczęciem współpracy i w trakcie realizacji usługi.

Skontaktuj się

Skontaktuj się

Audyt HR to przegląd procesów i procedur personalnych (np. rekrutacja, onboarding, organizacja pracy, dokumentacja, wewnętrzne polityki). Optymalizujemy procesy kadrowo-płacowe koncentrując się na obszarze kadr i płac (akta osobowe, umowy, czas pracy, wynagrodzenia, absencje, ZUS/PPK/PFRON). Celem jest ocena zgodności z prawem pracy, wykrycie nieprawidłowości oraz przygotowanie rekomendacji usprawnień i standardów pracy.
Celem jest uporządkowanie i ustandaryzowanie procesów HR oraz towarzyszącym im procedurom kadrowo-płacowym, podniesienie efektywności operacyjnej i ograniczenie ryzyk prawnych oraz finansowych pracodawcy. Analizujemy podział pracy, obciążenie zadaniami, wykorzystanie narzędzi, wąskie gardła, pracochłonność. Audyt ujawnia zbędne czynności, luki kompetencyjne i niewykorzystany potencjał narzędzi IT.
Najczęściej: chaos procesowy po szybkim wzroście. Eliminuje manualne działania i powielanie pracy, nieaktualne regulaminy i procedury, błędy w dokumentacji, przeciążenie zespołu HR, kadr i płac, niskie wykorzystanie systemów IT oraz ryzyko sporów pracowniczych i błędów w decyzjach personalnych. Audyt identyfikuje też miejsca, gdzie pojawia się pozorowanie pracy lub brak jasnych odpowiedzialności.
Szczególnie dla firm, które dynamicznie urosły, są w reorganizacji (fuzje, przejęcia, restrukturyzacje), planują automatyzację lub wdrożenie systemu HR i/lub kadrowo-płacowego albo przygotowują się do kontroli. Audyt jest też wartościowy, gdy firma ma wysoki wskaźnik rotacji, spada jakość obsługi pracowników, a dział HR pracuje reaktywnie gasząc pożary zamiast opierać się na stabilnych procedurach.
Nasz partner otrzymuje raport audytowy oparty na danych: diagnozę stanu „as-is”, mapę ryzyk i priorytetów, rekomendacje usprawnień krótko-, średnio- i długoterminowych oraz propozycję docelowego modelu procesu i podziału odpowiedzialności. W razie potrzeby rekomendujemy zmiany w regulacjach wewnętrznych, aby były zgodne z prawem pracy i realne do stosowania. Jeśli jest taka potrzeba, rekomendujemy także narzędzia pracy oraz systemy kadrowo-płacowe i HR.
TimeSplit to narzędzie badawcze do analizy czynności i pracochłonności zadań w procesach HR oraz kadrowo-płacowych. Pomaga odróżnić „pracę pozorną” i aktywności bez wartości od działań krytycznych, a także policzyć realne obciążenie zespołu i wskazać miejsca do automatyzacji lub zmiany podziału pracy. Analiza czynności odbywa się za pomocą nowoczesnej platformy HR Tech do zarządzania czasem pracy i procesami pracowniczymi Empliset.
Najczęściej: brak standardów i check-list, niespójne regulaminy, rozjazd między praktyką a dokumentacją, przeciążenie jednych ról i niewykorzystanie innych, ręczne i powtarzalne czynności, nieczytelne odpowiedzialności, błędy w czasie pracy i naliczaniu wynagrodzeń oraz słabe wykorzystanie systemów IT.
Tak. Weryfikujemy zgodność dokumentów i praktyk z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz spójność między regulaminami, wzorami dokumentów a realnym sposobem działania firmy. Tam, gdzie są rozbieżności, proponujemy korekty procedur i dokumentów, aby ograniczyć ryzyko sporów, kontroli i błędnych decyzji personalnych.
Czas zależy od wielkości organizacji, liczby procesów i jakości dokumentacji. Najczęściej projekt trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, przy czym pierwsze wnioski i quick wins mogą być przekazywane już w trakcie prac (odbiór interaktywny).
Warto przygotować: cel biznesowy audytu (np. redukcja błędów, usprawnienie czasu pracy HR, zgodność, przygotowanie do wdrożenia systemu), listę najczęściej zgłaszanych problemów, podstawową strukturę zatrudnienia, aktualne regulaminy i opis narzędzi IT używanych w HR oraz kadrach i płacach. Dzięki temu szybciej określimy zakres i priorytety.
Ogranicza ryzyka prawne (niezgodność z prawem pracy, spory pracownicze), finansowe (korekty, błędne naliczenia, koszty operacyjne), operacyjne (przestoje decyzyjne, chaos procesowy), reputacyjne (spadek jakości obsługi pracowników) oraz ryzyko blokowania decyzji biznesowych przez nieczytelne procesy i odpowiedzialności.
Tak, w ramach analizy czynności i procesów identyfikujemy działania bez wartości dodanej, powielanie pracy, ręczne obejścia, zbędne raportowanie i niejasne odpowiedzialności. Rekomendacje obejmują uproszczenie procesu, standaryzację i automatyzację tam, gdzie ma to sens.
Optymalizacje i przeglądy procesów HRM to szybki sposób na identyfikację usprawnień w procesach HR (podział pracy, wykorzystanie narzędzi IT). Dzięki temu organizacja może znacząco podnieść efektywność operacyjną. To rozwiązanie szczególnie wartościowe dla firm w fazie dynamicznego wzrostu lub zmian organizacyjnych, które potrzebują uporządkowania i standaryzacji obszaru HR.
Nieuaktualnione procedury mogą skutkować niezgodnością z przepisami prawa pracy, co zwiększa ryzyko sporów, kontroli i sankcji. Nieefektywne wykorzystania zasobów, prowadzi do nadmiernego obciążenia zespołu i generuje dodatkowe koszty operacyjne. Chaotyczne lub nieprecyzyjne procesy HR wpływają na spadek jakości obsługi pracowników, większą rotację i problemy z utrzymaniem talentów, a w sytuacji zmian organizacyjnych – na realne opóźnienia i błędy decyzyjne.

kontakt

Umów się na bezpłatną konsultację

Umów się na bezpłatną konsultację

Wojciech Chromik

doświadczony menedżer projektów HCM

kontakt

Umów się na bezpłatną konsultację

Umów się na bezpłatną konsultację

Wojciech Chromik

doświadczony menedżer projektów HCM